Dinge erledigen - Book Summary (2024)

Das Erfassen und Organisieren all deiner Gedanken und Aufgaben ist ein entscheidender Schritt hin zu gesteigerter Produktivität und reduziertem Stress. Indem du deine Ideen und To-Dos externalisierst, schaffst du geistigen Freiraum, der es dir ermöglicht, dich auf die vorliegende Aufgabe zu konzentrieren und bessere Entscheidungen zu treffen. Dieser Prozess beinhaltet die Verwendung eines externen Systems, um deine Gedanken, Aufgaben und Ideen aufzuzeichnen und zu kategorisieren, um sicherzustellen, dass nichts durch die Lücken rutscht.

Ein Beispiel für die Vorteile des Erfassens und Organisierens von Gedanken stammt aus einer Studie, die von den Psychologen Roy Baumeister und E.J. Masicampo durchgeführt wurde. Sie stellten fest, dass Teilnehmer, die ihre unerledigten Aufgaben aufschrieben, bevor sie eine neue Aufgabe begannen, bei der neuen Aufgabe besser abschnitten als diejenigen, die dies nicht taten. Dieses Phänomen, bekannt als Zeigarnik-Effekt, zeigt, dass unser Gehirn dazu neigt, unerledigte Aufgaben festzuhalten, was zu geistiger Unordnung und reduzierter Konzentration führt. Indem wir diese Aufgaben erfassen und organisieren, können wir kognitive Ressourcen freisetzen und unsere Leistung verbessern.

Ein praktisches Beispiel für das Erfassen und Organisieren von Gedanken zeigt die Geschichte einer vielbeschäftigten Führungskraft, die Schwierigkeiten hatte, ihre Arbeitslast zu bewältigen. Sie begann, ein einfaches Notizbuch zu verwenden, um all ihre Aufgaben, Ideen und Gedanken aufzuzeichnen, die ihr im Laufe des Tages in den Sinn kamen. Dadurch konnte sie ihre Aufgaben effektiver priorisieren, Verantwortlichkeiten delegieren und letztendlich ihre Produktivität steigern.

Ein weiteres Beispiel ist die Verwendung von Mind-Mapping-Techniken, wie Clustering, Webbing und Fish-Boning, um Ideen während Brainstorming-Sitzungen zu erfassen und zu organisieren. Diese visuellen Hilfsmittel helfen Einzelpersonen und Teams, Verbindungen zwischen Ideen zu sehen, Lücken in ihrem Denken zu identifizieren und letztendlich kreativere und effektivere Lösungen zu entwickeln.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Erfassen und Organisieren von Gedanken und Aufgaben eine Schlüsselstrategie zur Steigerung der Produktivität und Reduzierung von Stress ist. Durch die Verwendung eines externen Systems zur Aufzeichnung und Kategorisierung von Ideen können Einzelpersonen geistigen Freiraum schaffen, die Konzentration verbessern und letztendlich bessere Ergebnisse in ihrem persönlichen und beruflichen Leben erzielen.

"Getting Things Done" (GTD) von David Allen ist ein Produktivitätssystem, das Einzelpersonen dabei hilft, stressfreie Produktivität zu erreichen, indem Aufgaben, Projekte und Verpflichtungen systematisch organisiert werden. Die GTD-Methode konzentriert sich auf das Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Bearbeiten von Aufgaben, um sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen fällt und dass Einzelpersonen einen klaren Kopf behalten und sich auf ihre Ziele konzentrieren können.

10 Schritte zur Umsetzung von GTD:

1. Erfasse alles: Schreibe alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen auf, die dir in den Sinn kommen, und nutze dafür ein vertrauenswürdiges System wie ein Notizbuch oder ein digitales Tool.
2. Kläre Aufgaben: Bestimme für jeden erfassten Punkt das gewünschte Ergebnis und die nächste erforderliche Aktion, um ihn voranzubringen.
3. Organisiere Aufgaben: Kategorisiere Aufgaben nach Kontext, wie Arbeit, Zuhause oder Besorgungen, und priorisiere sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.
4. Erstelle Projektlisten: Für Aufgaben, die mehrere Schritte erfordern, erstelle eine separate Projektliste, um den Fortschritt und die nächsten Schritte zu verfolgen.
5. Richte einen Kalender ein: Nutze einen Kalender, um zeitgebundene Aufgaben, Termine und Fristen zu planen.
6. Führe eine "Warte auf"-Liste: Behalte den Überblick über Aufgaben, die von der Eingabe oder Aktion einer anderen Person abhängen, und folge bei Bedarf nach.
7. Führe regelmäßige Überprüfungen durch: Nimm dir wöchentlich Zeit, um deine Aufgaben, Projekte und Verpflichtungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles auf dem neuesten Stand und mit deinen Zielen abgestimmt ist.
8. Praktiziere die Zwei-Minuten-Regel: Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledige sie sofort, anstatt sie auf deine To-Do-Liste zu setzen.
9. Delegiere Aufgaben, wenn es angebracht ist: Weise Aufgaben anderen zu, wenn es sinnvoll ist, und verfolge delegierte Aufgaben auf deiner "Warte auf"-Liste.
10. Konzentriere dich auf Ergebnisse: Behalte das Endziel im Auge, wenn du an Aufgaben und Projekten arbeitest, und nutze diesen Fokus, um deine Handlungen und Entscheidungen zu leiten.